Stammdaten
Die verschiedenen Geschäftspartner stellen die externen Prozessbeteiligten bei der Abwicklung der WMS-Prozesse dar.
Über „Geschäftspartner“ lassen sich alle in Verbindung mit dem Lagerbetreiber stehenden Geschäftspartner verwalten. Es besteht die Möglichkeit zu jedem Geschäftspartner ein passendes Logo hochzuladen, das bei der Erstellung von Belegen wie Lieferscheinen oder Versandetiketten im Warenausgang angedruckt wird.
Geschäftspartner können über die Oberfläche des Web WMS direkt erfasst werden 
oder über die Schnittstelle importiert werden (System-Datenschnittstelle – Import/Export).
Aktuell gibt es folgende Rollen aus Sicht des WMS:
| Partnertyp | Beschreibung |
|---|---|
| Abladeort | Zielort der Warenauslieferung |
| Empfänger | Nimmt die Auslieferung entgegen |
| Frachtzahler | Frachtkostenträger für den Auftrag |
| Lade Ort | Ausgangsort der Warenauslieferung |
| Auftraggeber | Institution, die den Auftrag erteilt |
| Lieferant | Versorgt gemäß Bestellung/Anforderung das Lager mit Ware |
| Mandant | Besitzer bzw. Verfügungsberechtigter der Lagerware |
| Rechnungsempfänger | Institution, die die Rechnung erhält und zu ihren Lasten verarbeitet |
| Spediteur | Transporteur zu WE- oder WA-Vorgang |
Folgende Informationen können dabei im aktuellen Standard unter Allgemeine Informationen abgebildet werden:
| Feldname | Beschreibung |
|---|---|
| Partnertyp | (Mehrfach)-Auswahl gemäß der v.g. Tabelle |
| Spediteur | Nur bei Partnertyp Spediteur auswählbar, steuert Schnittstellenanbindung für TMS bzw. Versandsoftware. |
| Nummer | Führende eindeutige Nummer für Partner im WMS, eine eindeutige Nummer kann durch Eingabe von ## und Return erzeugt werden. |
| Name1 | – |
| Name2 | – |
| Straße 1 | – |
| Straße 2 | – |
| Hausnummer | – |
| PLZ | – |
| Ort | – |
| Länderkennzeichen | – |
| Telefon | – |
| Fax | – |
| – | |
| Referenz Nr. | Referenz- bzw. Externe Nummerierung |
| GTIN-Basisnummer | Präfix für u.a. zu generierende NVE-Nr. |
| NVE-Reservenummer | Reserveziffer, die vom Unternehmen selbst gewählt werden kann. |
| Deaktiviert | Ja/Nein |
Unter Buchhaltung können weitere abrechnungsrelevante Positionen hinzugefügt werden:
| Feldname | Beschreibung |
|---|---|
| St-Nr. | Steuer-Nummer |
| Ust-Nr. | Umsatzsteuer-Nummer |
| Name der Bank | – |
| IBAN | – |
| BIC | – |
| Billing & Contract Lagergeld | Ja/Nein |
| Wareneingangsdatum als Eingangsdatum für die Lagergeldinitialisierung verwenden | Ja/Nein |
| Steuerschlüssel | DE / EU / nEU |
| FiBu-Konto Nr. | Finanzbuchhaltungs-Konto Nr. |
| Geschäftsführer | – |
| Handelsregister | – |
| Ext. Nr. | Externe Nummer |
Wird als Partnertyp ein neuer Mandant gewählt, so können diesem Mandanten unter dem Punkt Ladehilfsmitteltypen:
auch diese dem Mandanten zugeordnet werden.
Darüber hinaus können noch konkrete Ansprechpartner mit Ihren Kontaktdaten für die Geschäftspartner hinterlegt werden.
| Button | Beschreibung |
|---|---|
|
Ermöglich die Erfassung eines neuen Geschäftspartners über das Frontend. Pflichtfelder sind auszufüllen und werden bei Nicht-Eingabe beim Speichern besonders markiert (siehe in Rot).
Mit [Speichern] wird die Erfassung der Geschäftspartnerdaten gespeichert, mit [Abbrechen] wird der Vorgang abgebrochen. |
 Duplizieren |
Mit der Funktion des Duplizierens wird der ausgewählte Geschäftspartner als Kopie Vorlage zur Anlage weiterer Geschäftspartner verwendet.
Mit [Duplizieren] wird die Bestellung dupliziert, mit [Abbrechen] wird der Vorgang abgebrochen. |
 Editieren |
Die Daten eines aufgerufenen Geschäftspartners können nun geändert werden. Mit [Speichern] wird die Änderung der Geschäftspartnerdaten gespeichert, mit [Abbrechen] wird der Vorgang abgebrochen. |
 |
Hier können zum Geschäftspartner bestehende Kontakte verwaltet werden, siehe auch weiter unten. |
 |
Für den Partnertyp „Mandant“ besteht die Möglichkeit der Übertragung aller vorhandenen Bestände via Schnittstelle. Dies kann manuell durch Auslösen der Funktionalität oder regelmäßig in Absprache mit COGLAS erfolgen. |
 |
Hier können Sie Ihre Spediteur Zugangsdaten hinterlegen, um über den Packprozess automatisiert Versandetiketten drucken zu können. Der Versand und die Abrechnung erfolgt über diesen Account.Jedem Spediteur kann maximal ein oder kein Tarif als Standard gesetzt werdenOhne gültige Zugangsdaten ist die Erstellung von Versandetiketten innerhalb des Packprozesses nicht möglich. Nähere Informationen zu der Schnittstelle finden Sie im Kapitel → (https://help.coglas.com/schnittstellen/)
|
Über die Funktionalität erreicht man die Kontaktdatenverwaltung. Bereits erstellte Kontakte werden angezeigt und können über die Suche eingegrenzt werden.
Über 
kann ein neuer Kontakt erstellt werden, dabei wird folgende Eingabemaske geöffnet:
Über die Schaltfläche [Hinzufügen] kann der Kontakt entweder gespeichert oder die Eingabe abgebrochen werden.
Das Editieren eines bestehenden Kontaktes erfolgt über: 
Tarife und Zusatzleistungen können angelegt/editiert und dem Spediteur zugordnet werden (à Stammdaten – Geschäftspartner à Spediteur). Pro Spediteur kann ein Standardtarif hinterlegt werden. Die Zuordnung über den Kundenauftrag wird hier in der Verpackung aktiv und zur Übermittlung an den jeweiligen KEP-Dienstleister herangezogen.
Sind einem Spediteur Tarife und Hinweisschlüssel zugeordnet, stehen ausschließlich diese im Kundenauftrag nach der Auswahl des Spediteurs zur Verfügung. Bei Auftragsanlage über die Schnittstelle können diese Daten übergeben werden.
Es besteht die Möglichkeit den Tausch von Ladehilfsmitteln über die sog. LHM-Konten zu protokollieren. So können Leergüter abseits der Warenwirtschaft kontiert und in beliebigen Zyklen mit diversen Geschäftspartnern abgerechnet werden.
Die Erfassung von Zu- bzw. Abgängen kann aus den Prozessen heraus bedient werden (Wareneingang, Transport › Warenausgang, Warenausgang) oder als Korrekturfunktion direkt auf einem Konto der Geschäftspartner erfasst werden. Die Kontierung der Leergüter erfolgt jedoch losgelöst von allen warenwirtschaftlichen Buchungen und müssen händisch vorgenommen werden.
Alle Transaktionen sind als Buchungssätze zu verstehen, die immer zwei Konten einbezieht:
- Erhaltene bzw. versendete Leergüter werden zwischen dem jeweiligen Geschäftspartner und dem Lagerbetreiber verbucht.
- Korrekturbuchungen auf dem Lagerbetreiber werden gegen „Lost & Found“ gebucht.
Sämtliche Buchungen werden in der LHM-Konto Historie protokolliert.
Unter Versandtarif können die mit dem Spediteur vereinbarten Versandkonditionen / Tarife hinterlegt werden. Diese werden dann im Kundenauftrag nach Auswahl des Spediteurs angeboten (
).
Unter [Name] wird das Tarifkürzel/Bezeichnung eingetragen, die auch u.a. über die Schnittstelle übertragen werden kann. Die [Beschreibung] ist die Fließtext Information zum jeweiligen Tarif. Über die Checkboxen [Ist Standard] kann dieser Tarif als Default wert ausgewählt werden. Tarife können deaktiviert oder über 
gelöscht werden.
Unter Versandzusatzleistungen können die mit dem Spediteur vereinbarten Zusatzleistungen hinterlegt werden.
Unter [Name] wird die Versandzusatzleistungen eingetragen, die auch u.a. über die Schnittstelle übertragen werden, kann. Die [Beschreibung] ist die Fließtext Information zur jeweiligen Versandzusatzleistungen. Tarife können deaktiviert oder über gelöscht werden.
Versandzusatzleistungen werden dann im Kundenauftrag nach Auswahl des Spediteurs angeboten. Es können mehrere Zusatzleistungen eingetragen werden (
).
| Hinweis | Beschreibung |
|---|---|
 |
Es wurden nicht alle benötigten Pflichtfelder zur Sicherung der Daten eingegeben. |