Lagerbestand

Inhalt

Allgemein

Im Systemmenü findet man unter der Kategorie Bestand folgende Prozesse zur Durchführung einer Inventur.

Der Inventurauftrag definiert, über diverse Filtermöglichkeiten, welche Ware oder Lagerplätze von welchem Mandanten inventarisiert werden sollen.

Wird ein Inventurauftrag gestartet, werden Inventurlisten erstellt und die betroffenen Bestände/Quants für eine weitere Bearbeitung gesperrt. Über diese Listen erhalten Sie einen Überblick über den Bearbeitungsstatus der Zählungen.

Über Inventurzählung erfolgt die Aufnahme der Bestände im Lager.

Inventurauftrag

Die Inventuraufträge werden in einer Übersicht angezeigt. Ein Inventurauftrag kann dabei folgenden Status haben:

Felder Beschreibung
 Erstellt  Der Inventurauftrag wurde nur erstellt, aber nicht gestartet.
 In Bearbeitung 
  • Der Inventurauftrag wurde gestartet, die Zählung kann begonnen werden, die LP mit den zu zählenden Artikeln wurden gesperrt.
  • Bestehende Bestandszuordnungen (Reservierungen zu Kundenaufträgen) bleiben bestehen.
 Nachgezählt Alle angestoßenen Nachzählungen wurden durchgeführt.
 Gezählt Alle Positionen des Inventurauftrages wurden gezählt.
 Erledigt  Der Auftrag wurde vollständig gezählt und die Inventur wurde abgeschlossen, die neuen Bestände wurden an den LP/Quants aktualisiert, die Sperre der LO zu diesem Auftrag wurde aufgehoben.
 Deaktiviert Der erstellte Auftrag wurde deaktiviert und ist nicht mehr verfügbar.
 Storniert Der erstellte Auftrag wurde storniert.

Die Anzeige kann über den Filter Status reduziert werden, über die Suche ist eine Anzeige der gewünschten Suchergebnisse möglich.

Die Anzeige kann nach Status, Anlagedatum, Inventurauftragsnummer oder Priorität sortiert werden.

Über Button oder den Link zur Inventurauftragsliste kann ein Inventurauftrag aufgerufen werden.

Inventurauftrag hinzufügen

Über Inventur hinzufügen kann ein neuer Inventurauftrag hinzugefügt werden. Folgende Felder sind dazu auszufüllen:

Felder Beschreibung
Anlagedatum Das Anlagedatum wird automatisch gesetzt und kann nicht geändert werden.
Nummer Hier hat eine Eindeutige Inventurnummer zu stehen (alphanumerisch), diese kann durch Eingabe von ## und Return erzeugt werden.
Mandant Auswahl des Mandanten, für den die Inventurzählung gilt.
Inventurart Es gibt drei Arten:

  • Bestand – es werden nur LP ausgewählt, die einen Buchhalterischen Bestand im Coglas haben.
  • Leerplatz – alle LO, die buchhalterische im Coglas keinen Bestand haben, werden hier aufgeführt.
  • Komplett – es erfolgt eine Komplettaufnahme ALLER Lagerorte (Buchhalterisch leer oder mit Bestand), auch ALLER Mandanten in den zuzuweisenden Positionen. Siehe: Vorbereiten einer Inventur.
Priorität Darstellung der Priorität eines Auftrags (1-100).
Inventurdatum älter als Berücksichtigt nur Objekte, welche ein älteres Inventurdatum haben.
Positionen je Zählrundgang Anzahl an Pickpositionen, die ein Mitarbeiter hintereinander zugewiesen bekommt, um eine räumliche Trennung der Mitarbeiter an den Plätzen zu gewährleisten.
Laufroutine Hier kann nach Lagerplatz auf und absteigend, Ebene auf und absteigend gewählt werden.
Anmerkungen Frei/Fließtext für Anmerkungen.
Durch Drücken des Buttons „Hinzufügen“ wird der Inventurauftrag hinzugefügt und der Status wechselt auf Erstellt, mit Abbrechen wird die Eingabe verworfen.

Siehe auch Vorbereiten einer Inventur.

Nachdem der Inventurauftragskopf erstellt wurde, können folgende Aktivitäten durchgeführt werden:

Button Beschreibung
Der Auftragskopf kann editiert werden..
Der Inventurauftrag kann dupliziert werden. ACHTUNG: Es werden auch alle Positionen dupliziert!
Hier werden die zum Auftrag gehörenden Zählpositionen hinzugefügt, dies ist nur möglich, solange der Auftrag im Status Erstellt ist.

Der zu zählende Lagerplatz kann über das Dropdown Menu ausgewählt werden. Es wird immer die oberste Ebene (also der derzeit angezeigt Knoten) + alle „unter“ dem Knoten liegenden LP für die Auswahl der Inventurplätze herangezogen. Wird z.B der Hauptknoten LAGER gewählt, läuft diese Inventurauftrag über die komplette Topologie, siehe auch Vorbereiten einer Inventur.

Optional kann ein bestimmter, einzelner Artikel gewählt werden, über den die Inventur laufen soll.
Über Inventur starten werden gemäß den Vorgaben in den Positionen Inventurzählbelege und Transportaufträge zur Zählung erstellt. Die betroffenen Bestände werden gesperrt, dies wird auch in der Lagerübersicht angezeigt (graue Felder) sowie in der Übersicht der LE´s.

Bitte beachten Sie, dass der Start der Inventur bei großen Zählmengen eine gewisse Zeit dauert.
Auftragspositionen können hier aus- und abgewählt werden.
Manuelle An- und Abwahl einer einzelnen Position.
Sind Positionen gewählt worden, können diese gelöscht werden, solange sie im Status Erstellt sind.
Eine einzelne Position kann über den „Mülleimer“ gelöscht werden, solange sie im Status Erstellt ist.
Editiert die einzelne Position.
Storniert den kompletten Inventurauftrag, bereits gezählte Positionen werden verworfen, Sperrungen werden aufgehoben.

Inventurliste

Die Inventurlisten bieten einen Überblick über die gestarteten Inventuraufträge allgemein sowie weitere Informationen innerhalb der Listen. Sie können den Fortschritt der Inventur sowie die Abweichungen zum erwarteten Ergebnis einsehen und ggf. Nachzählungen anstoßen.

Die Anzeige kann über den Filter Status reduziert werden, über die Suche ist eine Anzeige nur der gewünschten Suchergebnisse möglich.

Die Anzeige kann nach Status, Anlagedatum oder Nummer sortiert werden.

Durch Auswahl von öffnet man die korrespondierende Inventurliste zur Detailansicht.

Button Beschreibung
Druckt die Inventurbelege der zur Inventurliste gehörenden Positionen.
Listenpositionen können hier aus- und abgewählt werden.
Manuelle Aus- und Abwahl einer einzelnen Position.
Stößt eine weitere Zählung einer Bereits gezählten Position an, diese muss ausgewählt sein.

Die Detailansicht der einzelnen Position zeigt bei bereits einmalig durchgeführter Zählung folgendes an:

  • Der Soll-Wert (Ziel).
  • Der Ist Wert (tatsächliche Zählung).
  • Differenz absolut.
  • Differenz in %.

Inventurzählung

Unter Inventurzählungen werden die gestarteten Inventuraufträge aufgeführt. Das Zählteam wählt aus dem (zugewiesenen) Bereich sodann eine Liste aus und startet somit die Inventurzählung:

Bitte beachten Sie, dass hier die Positionen der noch nicht durch die im Auftrag hinterlegten Positionen je Zählrundgang angezeigt werden. Beispiel:

Startet ein MA die Liste DLK R5, die mit Positionen je Zählrundgang = 100 hinterlegt wurde, so wird diese Liste aus der Ansicht entfernt.

Für die Liste DLK R6 ändert sich die Anzeige auf 177 Pos., da dem MA 100 Positionen für den Zählrundgang zugewiesen worden sind.

Je nach Lagertyp und zugewiesener Zählart (Bestand, Leerplatz), werden unterschiedliche Masken anzeigt.

Generell gilt, dass man angewiesen wird, einen Ziellagerplatz anzufahren und diesen zur Zählabnahme validiert durch Scannung zu bestätigen:

Danach kann es zwei Möglichkeiten geben: Der Platz weist buchhalterische im Coglas Bestand auf und die Bestandsaufnahme muss erfolgen und erfasst werden:

Nach Abschluss der Zählung muss der Lagerplatz abschlossen werden oder es kann zusätzlicher Bestand erfasst werden (siehe Erfassung zusätzlicher Bestand).

Oder der Platz ist buchhalterisch „leer“ und muss quittiert werden:

Für die unterschiedlichen Lagertypen, wie z.B Durchlaufkanal, Tablar o.ä. ist eine Validierung der jeweiligen Trägereinheiten notwendig, um die Zählung zu beginnen.

(In diesem Beispiel erfolgt die Zählung an einem Kanal im Durchlaufkanal, in dem sich KLT (Kleinladungsträger) befinden.

Zur Zählung der einzelnen KLTs muss nun die dem KLT zugeordnete LE Nummer gescannt werden,

damit die Bestandserfassung für die LE-Träger beginnen kann).

Beim Blocklager muss der Barcode des zu zählenden Blocklagers gescannt werden.

Erfassung zusätzlicher Bestand

Wird während der Bestandserfassung zusätzlicher Bestand „gefunden“, so kann dieser direkt erfasst und gebucht werden.

Dies sollte nur durch erfahrene Coglas Nutzer durchgeführt werden, da hier eine neue Ladeeinheit inkl. die für diesen Lagerquant notwendigen Informationen erfasst werden müssen (siehe Bild).

Vorbereiten einer Inventur

Auftragsvolumen
Es ist sicherzustellen, da zum Startzeitpunkt der Inventur alle Transporte ins Lager, interne Transporte sowie Kommissionierungen erledigt sein müssen (für diesen Mandanten).

Durch die Bestandszählungen können dann ggf. reservierte Bestände nicht mehr bedient werden (Unterdeckung), was zu Abbrüchen bei der Kommissionierung führen kann (kein weiterer Bestand mehr in der Kommzone, kein Nachschubbestand mehr vorhanden o.ä.).

Das Auftragsvolumen für Kommissionierung ist klar zu definieren und abzuschätzen. Gemäß dem Leitspruch „Lieber weiter Aufträge starten“ ist hier kurz vor Inventurstart „weniger besser“

Abgrenzungsklärung
Es ist mit dem Kunden zu klären, ob es Zeitpunkte für Buchungsschluss für Ein- und ausgehende Waren gibt (auch für die Buchung in externen Systemen oder Rückmeldung an ERPs).

Zum genannten Zeitpunkt sollte dann klar abgegrenzt sein, welche Waren gezählt werden müssen oder nicht.

Wareneingänge
Bereits gebuchte Wareneingänge, die aber noch nicht ins Lagertransportiert wurden, sind gemäß den Abgrenzungsklärungen mit zu erfassen oder nicht. Sollte eine Erfassung gewünscht sein, so sollten diese idealerweise direkt ins Lager VOR Inventurauftragserstellung transportiert werden, oder auf einen Blockplatz verbucht werden, und dann dieser Blockplatz zur Inventurzählung hinzugefügt werden.

Wareneingänge, die nicht zur Inventur gezählt werden sollen, sollten idealerweise durch „optische Sperrung“ aus als solche erkenntlich sein. Es empfiehlt sich nicht, diese Waren während der Inventur ins Lager zu transportieren, da diese dann ggf. als zusätzlicher Bestand erfasst werden könnten.

Kundenaufträge / Bereitstellungen / Kommissionierungen
Wenn es Transortaufträge von zu inventarisierenden Lagerorten gibt, kann folgendes Eintreten:

  • Der Transportauftrag kann abgearbeitet werden
  • Die Inventurzählung wird diesen Lagerplatz als Zielergebnis anfahren und dort eine Zählung vornehmen; dies kann je nach erfolgten Transporten/Kommissionierung dazu führen, dass dort kein Bestand mehr vorgefunden wird.
  • Dies kann zu Auswertungsproblemen nach Abschluss der Inventur kommen (Bestand vor Inventur, Bestand nach erfolgter Inventur)

Es empfiehlt sich, VOR Inventurstart alle offenen Kundenaufträge abzuarbeiten und zu erledigen, oder die Transportaufträge zu stornieren.

Bei der Abschluss der Inventur kann sonst, bei etwaigen Bestandsanpassungen, die dazu führen, dass Reservierungen nicht mehr genug Bestand haben, die Übernahme der neuen Bestände für diese Artikel/Zählungen nicht erfolgen. Hier ist dann eh der Transportauftrag zum Artikel zu stornieren, um den Inventurabschluss zu gewähren.

Mischpaletten
An Lager befindliche Mischpaletten, bei denen sich die Quants nur auf einer LE befinden, sollten aufgelöst werden.
Mischpaletten, bei denen es Artikel in unterschiedlichen Quants auf einer LE gibt, müssen aufgelöst werden, da eine korrekte Zuordnung des Zählbestands zum Artikel nicht gegeben ist.

Befinden sich die Quants auf LEs, die sich auf einer Trägerpalette befinden, wird man im Erfassvorgang der Inventurzählung den Slowdowner bei der Identifikation der einzelnen Waren auf der Träger LE habe, auch hier gilt: je weniger, desto besser, desto schneller.

Bestandliste vor Inventur
Es empfiehlt sich, eine Bestandsliste vor Beginn der Inventur zu exportieren.

Anlegen von Inventuraufträgen
Man erstellt einen Überblick, welche Waren an welchen Lagerorten gezählt werden müssen. Zudem ermittelt man die Anzahl der LEs/ LO, die gezählt werden müssen.

Durch die Vorgabe der Dauer einer Inventur kann man nun einen Tages/Stundensatz ermitteln, der die Anzahl an Zählteams definiert (Bitte beachten, dass dann auch genügend Endgeräte zur Verfügung stehen/Hubsteiger oder Fahrkörbe nebst Flurförderfahrzeugen einplanen, Batterie/Akkulaufzeiten beachten.)

Über die bekannte Topologie des Lagersystems empfiehlt es sich NICHT, mit nur einem Inventurauftrag zu arbeiten, der vom Hauptknoten dann „abwärts“ alle Lagerorte ermittelt.

BESSER ist es die Inventuraufträge an die Topologie des Lagersystems zu koppeln, also zum Beispiel einen Inventurauftrag für Regal 01, 02, Block-Kühllager33 etc. zu erstellen.

Dies erhöht die Anzahl der Inventuraufträge, aber es ist eine deutlich bessere Zuteilung an Zählteams möglich, gleichzeitig aber auch ein besserer Fortschrittsanzeiger der Inventuraufnahme über den Status der jeweiligen Listen möglich.

Hinweis

Der Abruf der Inventuraufträge über BESTANDSZÄHLUNG geht in der Regel immer deutlich schneller als eine KOMPLETTZÄHLUNG. Nach erfolgter Bestandszählung kann, wenn gewünscht, eine Leerplatzkontrolle durchgeführt werden.

Bei der KOMPLETTZÄHLUNG erfolgt auch IMMER die Aufnahme aller Bestände aller MANDANTEN in dem ausgewählten zu zählenden Lagerbereich, da sonst keine Zuordnung und Prüfung der Leerplätze möglich ist.

Bestandliste nach Inventurabschluss
Wenn nach dem Buchen der Inventur die Bestandsliste exportiert wird, wird natürlich auch das Lost- Lager als Bestand angegeben.

Das heißt, dass zwingend alle Bestände aus Lost gelöscht werden müssen, die NICHT gefunden wurden (Alternativ kann man diese Bestände auch z.Bsp. auf einen Block „PermantentLost“ buchen, um die Verluste im System dokumentiert zu haben. Dies Block darf dann aber nicht der AbrechnungsZonen oder VerfügbarerBestandZonen liegen)

Alle gefundenen Bestände sollten auf den Lagerort Found gebucht werden und von dort nach Abschluss der Inventur auf den „richtigen“ Lagerort.

Einrichtungen

Über die Lageroptionen kann gesteuert werden:

  • Nulldurchgangsinventur aktivieren.
  • Stichtagsinventur aktivieren.
  • Stichtagsinventur: Lagerplatz muss bestätigt werden.

Warnhinweise

Folgende Warnhinweise können innerhalb der Prozesse auftreten:

Hinweis Beschreibung
Ein Inventurauftrag wurde gestartet, obwohl es keine Inventurauftragspositionen gibt.
Positionen können nur gelöscht werden, wenn sie im Status erstellt sind.
Nur gezählte Positionen können nachgezählt werden.
Beim Duplizieren von Inventuraufträgen wurde keine oder keine eindeutige Nummer erfasst.

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Letztes Update: 22.12.2021, v2.0 von Buttler